La pollution numérique chez IT.BRM
Étant une société de conseil en relation client et souhaitant réduire son empreinte numérique, la voie était toute tracée pour réaliser le Digital CleanUp Week chez IT.BRM Consulting. (Nous avons allongé le format officiel d’un jour « Digital Clean Up Day » sur une semaine en « Digital Clean Up Week«
En faisant un état des lieux du stockage de nos outils, nous nous sommes rendu compte de la quantité de dossiers en doublon ou qui ne sont plus utilisés.
De même, pour les courriels et newsletters, là depuis des années, qui ne sont pas supprimés.
Nous étions dans l’infobésité, IT.BRM était submergé d’information, la productivité de nos consultant(e)s était impactée et la pollution numérique de nos outils augmentée d’année en année.
Nous avons également pris conscience de nos émissions de gaz à effet de serre lié à notre empreinte carbone, pour cette année 2024, avant le nettoyage, nous émettions 1617 kg de CO2 équivalent. Pour mieux le comprendre, nous l’avons comparé, c’est l’équivalent à 6000 L d’eau consommé, à 7 426 km parcourus en voiture et 551 536 km parcourus en TGV (source : Impact CO2 de l’ADEME).
Face à ce constat, nous avons décidé de mettre en place pour la première année : le Digital CleanUp Week.
Notre objectif : réduire notre impact carbone/ pollution numérique de nos outils informatiques de 20 % et par la même occasion augmenter la performance de nos collaborateurs en baissant le nombre d’informations.
Comment avons-nous mis en place le Digital CleanUp Week chez IT.BRM ?
1. Quantification de nos données :
Il nous a fallu réfléchir sur la méthode de quantification de nos données (courriels, dossiers, tableaux de bord…) et surtout de savoir quelle unité utilisé pour que les données soient comprises par tout le monde.
Nous avons mis en évidence tous les outils que nous utilisons et leurs espaces de stockage.
Évidemment, en pôle position, se trouve Salesforce, OneDrive et Outlook, pour ces outils l’espace de stockage est exprimé en Go.
Pour faire le lien avec l’empreinte numérique, nous avons trouvé l’équivalence en CO2 : 1 Go = 0,24 g de CO2 (source : Impact CO2 de l’ADEME). En ce qui concerne l’impact des courriels, nous avons fait le lien avec leur impact CO2 équivalent.
Nous avons donc réalisé un tableau à plusieurs entrées avec un « avant/après » nettoyage. L’ensemble de l’équipe devait entrer ses données avant de commencer le nettoyage informatique.
Combien de temps allouer à cet événement pour réduire sa pollution numérique ?
Grande question, car le temps, on en manque tous !
Tout d’abord, chez IT.BRM, nous avons 3 bureaux (Mouans-Sartoux, Marseille et Paris, c’était donc pour nous primordial de réaliser cet événement en équipe et surtout en présentiel.
Afin de garantir un engagement de la aprt de tous les collaborateurs, nous les avons rassemblé dans les locaux de notre siège, nous étions tous réunis pendant 3 jours, chaques consultants bénéficiait de 2h/jour en groupe, prédéfinis dans son agenda pour le Digital Clean Up Week.
Lors de l’événement, nous étions 12 collaborateurs et collaboratrices, IT.BRM a donc eu l’équivalent de 72 heures pour réduire son empreinte carbone et son infobésité.
L’ensemble de l’équipe était réparti en groupe de 3 ou 4, nous avons également réparti les compétences (commercial, dirigeants, consultants, chef de projet…). Nous avons souhaité changer tous les jours les groupes pour avoir le plus de mixité possible, c’est également un moyen de réunir l’équipe.
Fiches pratique :
Pour ne pas faire perdre du temps à nos équipes, nous avons écrit des fiches pratiques :
- Comment mesurer son impact ?
- Comment faire du tri dans nos outils numériques ?
- Nettoyer ses e-mails !
- Nettoyer son ordinateur !
- Adoptez des bonnes pratiques !
- Quelques données sur l’empreinte l’numérique.
Toutes ces informations sur une seule et même plateforme.
Comment quantifier notre objectif ?
Par rapport à toutes les données à nettoyer et au temps que nous avions, il nous fallait maintenant trouver un objectif. Ce point fut un peu compliqué pour nous à quantifier. Nous ne savions pas si l’équipe allait être assez engagée dans l’événement et surtout si tout le monde allait réussir à cliquer sur « supprimer » ce qui nous le savons n’est pas une mince à faire pour certaines personnes.
Il faut que l’objectif soit accessible et ambitieux. Nous avons choisi : 20 % de réduction.
Mise en pratique :
Le temps était venu à la mise en pratique !
Nous avions mis des rendez-vous, bien en amont, pour chacun(e) sur leur emploi du temps pour être sûr que tout le monde soit présent.
Notre semaine s’est passé comme suit :
- Lundi présentation de l’événement (visio et présentiel), environ 15-30 min.
- Mardi, nettoyage de Salesforce.
- Mercredi, nettoyage d’Outlook.
- Jeudi, nettoyage de OneDrive et Miro.
- Vendredi, retour et bilan de l’événement (visio et présentiel), environ 15-30 min.
Nous avions établi un thème par jour pour permettre à la personne de bien se concentrer sur un outil.
Est-ce que nous avons réussi à réduire notre empreinte carbone de 20% ?
Grâce à notre tableau, nous pouvions savoir en temps réel l’atteinte ou non de notre objectif, c’était très important pour nous de matérialiser notre avancement par une barre de progression.
Nous avons eu un pourcentage de diminution moyen de 43 % par collaborateurs et collaboratrices, un vrai succès.
Nous avons dépassé notre objectif et passé la barre des 216 % !
Tout le monde a joué le jeu, c’est une réussite !
Et vous quel est votre bilan carbone numérique ?
Si vous êtes intéressé par cet événement mais que vous ne connaissez pas votre empreinte numérique, vous pouvez la connaître grâce à l’agence française pour la transition écologique l’ADEME : https://impactco2.fr/usagenumerique.
Ce n’est pas un bilan carbone numérique complet mais il permet de commencer à prendre conscience, de planter la première graine vers un numérique responsable.